町内会の役員を任されて、回覧板作成が仕事のひとつとしてありますよね。
なかなか役員が回ってこない地域の方は、自分の時に初めて作成する方も多いと思います。
読者1回覧板ってどうやって作ればいいの？
読者2書き方が分からない…
この記事では、すぐに使える回覧板テンプレートと初心者でも悩まず作れる方法を解説します。
そのまま使える例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
回覧板テンプレートが必要な理由とは？
そもそも回覧板はなぜあるのでしょう？
自治会のお知らせやイベントの案内等でよく回ってきますよね。
最近は地域の活動に参加されない人が増えてきました。
それでも回ってくるのはなぜでしょうか？
回覧板はなぜ重要？
回覧板はお住まいの地域や学校等で回ってきます。
現在あらゆるところでペーパーレス化が進んできていますが、回覧板はまだまだ健在です。
回覧板は、そのコミュニティの情報を住民に届ける大切な手段です。
こんな情報がきませんか？
- 会合やイベントのお知らせ
- 清掃活動や当番の案内
- 注意喚起（防犯やゴミ出しなど）
住民の生活において大事なお知らせだからです！
だからこそ、「誰にでも分かりやすく、読んでもらえるものを作ること」がとても重要なのです。
テンプレートを使うメリット
回覧板は毎回ゼロから作る必要はありません。
イベントごとは、タイトル・内容を変えればいいだけ、お知らせは内容を変えればいいだけです。
他に記載されている連絡先や日付、見出し等は、毎回全体を変えたり作成したりしなくても部分的に変えるだけで大丈夫です。
テンプレートを使えば、
- 作成時間の短縮
- 書き忘れ防止
- 誰でも見やすい形に仕上げられる
といったメリットがあります。
回覧板テンプレートの基本構成はどうすればいい？
いざ作成をしようと思っても何を書いたらいいのか分からないですよね。
これは入れたほうがいい重要な項目をまとめました。
必ず入れるべき項目一覧
回覧板を作成するには、最低限以下の4つを入れましょう。
- タイトル（例：○○のお知らせ）
- 内容（何を伝えたいか）
- 日付・期限
- 問い合わせ先
届ける順番も必要ですが、多くが新年度初めに順番の案内があったり、ずっと変わらない地域もあると思うので、ここでは内容を重視した項目とします。
見やすいレイアウトのコツ
見やすさはとても大切です。
誰が見ても分かるようにしないと伝えるべきことが伝わりません。
- 文字は大きめ（10.5pt以上がおすすめ）
- 箇条書きを使う
- 重要な部分は太字や囲みで目立たせる
住民の年代にもよりますが、高齢者が多い地域は、「簡潔に読みやすくする」ことを意識してみましょう。
NGな回覧板の特徴
以下はよくある失敗です。
- 長文で読みにくい
- 要点が分かりにくい
- 文字が小さくて見にくい
文字数が多いと、1枚に入りきらず字の大きさも小さくなりがちです。
一文を簡潔かつシンプルにまとめましょう。
すぐ使える回覧板テンプレート例
誰にでもきちんと伝わるためにも分かりやすく、見やすいものが理解をしてもらいやすいです。
書き方の例を挙げてみます。
シンプルな基本テンプレート
分かりやすくそのまま使える形です。
【タイトル ○○のお知らせ】 右端に日付
【内容】
・日時
・場所
・内容
【連絡事項】
【締切日（回答が必要な場合）】
【問い合わせ先】
シンプルにまとめることができます。
お知らせ用テンプレート（例文付き）
もう少しやわらかく伝えたい場合は、文章を入れてみましょう。
【○○のお知らせ】 右端に日付
日頃より町内会活動にご協力いただきありがとうございます。
○○についてお知らせ（ご案内・ご連絡）いたします。
【内容】
・日時
・場所
・内容
【連絡事項】
・△△です。
よろしくお願いいたします。
【問い合わせ先】
ご不明点や質問等ありましたら○○（電話番号）までご連絡ください。
文章が入ることで、やわらかい印象になり読みやすくなります。
お願いごとや参加を募る場合は受け入れてもらいやすいかもしれません。
回覧板の書き方と例文
項目やデザインを気にしながらの作成は慣れるまでは大変です。
文章力も必要なのでコツをお伝えします。
読みやすい文章のコツ
読んだときに読みやすくないと、内容が伝わりにくくなってしまいます。
以下の点を意識してみましょう。
- 1文は短くする
- 専門用語や難しい文章は使わない（高齢者にはカタカナ語も分かりにくい）
- 丁寧だけどシンプルな言葉を使う（二重敬語にも注意）
例）× 「下記の日程において実施いたします。」
〇 「下記の日程で行います。」
文章力、語彙力、文法など国語の授業で習ったことが試されますね。
よく使う例文
案内や注意喚起、お礼等、行事や連絡ごとに作成することが多くなります。
以下の文章で統一すると分かりやすく読みやすくなります。
- 会合案内
○○の会合を開催します。
お時間を調整いただき、参加をお願いいたします。 - 注意喚起
最近ルール違反が見られます。
各家庭、今一度ご確認をお願いいたします。 - お礼文
先日はご協力いただきありがとうございました。
高齢者にも優しい書き方
年齢とともに字は見にくくなり、理解も難しくなります。
ご家族と同居している方ばかりではないため、一目見て分かるようにまとめましょう。
- 余白をしっかり取る
- 漢字、カタカナばかりにしない
- 読みやすい配置にしましょう
「誰が見ても分かりやすいこと」が大事です！
若い世代や学生から高齢者の方までさまざまな方が住んでいるからこそ、住みやすい環境になるように寄り添い、気遣い些細なことからひとつひとつを大事にしたいですね。
回覧板作成で失敗しないポイント
地域によってはうまく伝わらなかったり、期限に間に合わず終了してから回覧板が回ってきた、ということもあるようです。
そんなトラブルは改善をしないといけません。
よくあるトラブルと対策
地域の住民が多かったり、生活リズムがそれぞれ違うからこそトラブルもあります。
こんなことはありませんか？
ある町内ではSNSを利用したり、回覧サイトを利用したりしているところもあります。
住民同士が確認しあえられる関係性も重要です。
スムーズに回すコツ
対策ができればきちんと情報が手に入ります。
そのためにもひと手間加えるだけできちんと伝えることができます。
- 「〇日までに回覧してください」と期限を決める
- 最初に簡単な一言を入れる
例）「お手数ですが回覧をお願いいたします。」 - イベントごとは近くなったら改めて再連絡をする
見る側は見ているようで見ていない、その時は覚えていても忙しくて忘れてしまうこともあります。
回してしまうと手元に残らないためカメラ機能を使って写真で残しておくことや、掲示板や公民館等住民が目に付くところに張り出しをしておくこともいいかもしれませんね。
まとめ
回覧板は、絵や目を引くような色合い・デザインよりも、きちんと住民に伝わらなければ意味がありません！
回覧板を作成時のポイントは以下の通りです。
- 誰が見ても分かりやすい文章になっているか？
- 読みやすい文章になっているか？
- シンプルに伝えやすい内容にまとまっているか？
- 誤字脱字はないか？
これが一番大切です！
テンプレートを使えば、誰でも簡単に作成することができます。
「初めてでどう作ればいいか分からない」「パソコンが苦手」と不安な方でも、たたき台として使うことで慣れればアレンジもできるようになります。
WordやExcelのテンプレートから作成してみるのもいいと思います。
任期を終えるころには上達してるかもしれませんし、地域の住民との距離も近くなる相乗効果も得られるかもしれません。
ぜひこの機会にいろいろ作ってみてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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