仕事の優先順位の付け方とは?初心者でも迷わない判断基準とコツ

働いていて、こんなふうに思うことはありませんか？

複数の業務を抱えると、どれから始めればよいか迷うことがありますよね。

作業中に新しい依頼が入ると、今の業務を続けていいのか悩むこともあるでしょう。

仕事が重なると、何を優先すればよいのか判断するのは難しいもの。

この記事では、仕事の進め方を教えてきた筆者が、初心者にも分かりやすく優先順位の付け方を解説します。

コツさえつかめば、やるべき仕事が明確になり、計画的に業務を進めやすくなりますよ。

ぜひ最後までご覧ください。

仕事の優先順位を付ける必要性とは？

複数の仕事を効率よく進めるには、取り組む順番を決めることが大切です。

順番を決めずに仕事を進めると、納期に遅れたり、大切な仕事を見落としたりすることがあります。

優先順位を付けると、仕事の進め方はどう変わるのでしょうか？

表で比較してみましょう。

優先順位を付ける	優先順位を付けない
納期を意識して計画的に取り組める	納期を過ぎてしまうことも
やるべき仕事に集中しやすくなる	目の前の仕事に時間をかけすぎる
仕事全体の進み具合を把握しやすくなる	仕事の遅れに気づかず、対応が遅れる

業務に取り組む順番を決めると、やるべき仕事が明確になります。

仕事の優先順位の付け方！初心者向け4つの手順

ここでは、初心者でも実践しやすい仕事の優先順位の付け方を、4つの手順に分けて紹介します。

ひとつずつ説明しますね。

① 今抱えている仕事をすべて書き出す

優先順位を決める前に、今抱えている仕事をすべて書き出しましょう。

頭の中だけで考えていると、必要な対応を見落とす場合があります。

書き出すときは、次の項目を参考にしてください。

項目	書き出す内容
仕事の内容	何をするのか
納期	いつまでに終えるのか、必要に応じて時間まで記入
補足・注意点	仕事の条件や注意事項
不明点・確認事項	作業を進めるうえで確認しておきたいこと

仕事の内容については、具体的な作業に分けて整理するのがポイントです。

細かく書き出すことで、複数の作業を並行して進めるための計画も立てやすくなります。

例えば、「会議の準備」の仕事を進めるイメージを見てみましょう。

↓

↓

こうすると、「③参加者の返信を待つ」間に、「④会議資料の作成」を進められることが分かります。

作業の合間にできることが見つかり、時間を有効に使えますよ。

筆者は、実際に担当業務をExcelでまとめて、共有していました。

一覧表にすると、仕事全体の量や進み具合を把握しやすくなります。

② 納期と作業量を確認する

抱えている仕事を書き出したら、それぞれの納期と作業量を確認しましょう。

筆者が仕事の進め方を教えていたときは、納期しか意識していない人が多かったです。

作業時間を考慮せずに仕事を進めた結果、納期に間に合わなかったケースも……。

こうした事態を防ぐには、仕事にかかる時間をあらかじめ見積もっておく必要があります。

作業時間を見積もるときは、細かく分けた作業ごとに必要な時間を考えましょう。

例えば、資料を作成する仕事なら、次のように見積もれます。

資料作成にかかる時間（例）

作業内容	作業時間
情報収集	30分
データ整理	1時間
資料作成	2時間
内容の確認	30分
合計	4時間

おおよその時間を見積もると、仕事全体にかかる時間が把握できます。

さらに、納期から必要時間を逆算すれば、仕事を始めるタイミングも見えてきますね。

③ 緊急度と重要度を考えて取り組む順番を決める

仕事の内容や納期、作業時間を整理したら、次は取り組む順番を決めます。

ここで意識したいのが、緊急度と重要度。

この2つを考慮しないと、すぐに対応すべき仕事や、後回しにできない仕事を見落とすことがあります。

緊急度と重要度は、それぞれの高さを考えて判断します。

今の仕事を、次の表に当てはめて考えてみましょう。

上の図はあくまで基本的な考え方です。

仕事の内容や会社への影響度によって変わることもあります。

迷ったときは、自分の考えをまとめてから上司に相談しましょう。

④ 進捗を確認しながら業務を進める

優先順位を決めたら、その順番に沿って仕事に取りかかりましょう。

ただし、必ずしも計画どおりに進むとは限りません。

定期的に進捗を確認し、状況に合わせて進め方を見直すことが大切です。

例えば、次のような流れで日々の業務を管理すると、仕事の状況を把握しやすくなります。

筆者の職場でも、朝に立てたスケジュールと、終業時の実績を比べていました。

大事なのは、予定より遅れた場合の原因を考えて、次に活かすこと。

確認と見直しを続けると、仕事の優先順位を意識する習慣が徐々に身に付いていきます。

仕事の優先順位を上手に管理するコツと注意点

仕事の優先順位は、一度決めたら終わりではありません。

新しい依頼が入ったり、予定どおりに進まなかったりすることもあります。

そのようなときは、状況に合わせて取り組む順番を調整することが大切です。

ここでは、優先順位を管理する際に意識したい3つのポイントを紹介します。

新しい仕事を頼まれたら優先順位を見直す

仕事を進めている途中で、別の業務を頼まれることもあります。

新しい仕事に取りかかる前に、今抱えている仕事も含めて、優先順位を見直しましょう。

ひとつずつ説明しますね。

① 新しい依頼の内容を確認する

新しい仕事について、次の点を確認しましょう。

これらを把握することで、今の仕事に新しい依頼をどう組み入れるかを考えやすくなります。

ここで注意しておきたいのは、あいまいな点は残さないこと。

例えば、資料作成の場合、下書きか、完成版かによって作業時間が変わってきます。

また、「できるだけ早く」といった指示では納期が明確でないため、予定が立てられません。

完成形や納期があいまいな場合は、依頼した人に具体的な内容を聞いておきましょう。

② 今抱えている仕事と比較する

新しい依頼の内容を把握したら、今抱えている仕事の業務量や進み具合を確認します。

新しい仕事を加えても、ほかの仕事に影響が出ないか考えてみましょう。

この3つを踏まえて、新しい仕事を加えても対応できそうか考えます。

予定に無理が生じそうな場合は、今の状況とあわせて、上司に相談しましょう。

③ 優先順位を見直す

新しい仕事を受けることになったら、今抱えている仕事も含めて、取り組む順番を見直しましょう。

それぞれの仕事の納期や重要度、作業にかかる時間を踏まえて、無理のないスケジュールを組み立てます。

自分なりに考えた進め方を上司に伝え、相談しましょう。

納期に間に合わないときは早めに報告・相談する

仕事を進めていると、予定どおりに作業が進まないことがあります。

急な体調不良や家庭の用事などで、仕事を休むこともありますよね。

納期に間に合わない可能性が出てきたときは、ひとりで抱え込まず、早めに上司へ報告・相談しましょう。

ひとつずつ説明しますね。

① 遅れている原因を確認する

作業が遅れている状況を整理しましょう。

例えば、次のようなケースがあります。

原因が分かると、どのような対応が必要なのか考えやすくなります。

② 対応策を考える

次は、自分なりの対応策を考えましょう。

遅れている状況によっては、計画を見直せば納期に間に合うものもあります。

手順は次のとおりです。

仕事の進め方を見直すときは、ほかの人の業務に影響しないかも気にかけてください。

仕事に慣れていないうちは難しいかもしれませんが、自分なりに考えると、視野が広がっていきますよ。

③ 上司に報告・相談する

原因や現在の状況、自分なりに考えた対応策をまとめたら、早めに上司へ報告します。

報告するときは、次の3点を整理して伝えましょう。

報告する際、納期に間に合うかどうかによって、次のように対応を分けます。

どちらの場合も、上司と状況を共有しながら進めましょう。

優先順位を変更するときは上司に確認する

仕事に慣れてくると、今よりも無駄のない進め方を思いつくこともあるかもしれません。

前向きな姿勢はよいことですが、優先順位を変えるときは、自分だけで判断せず、上司に相談しましょう。

相談する際は、次の点を整理しておきます。

挙げた内容をもとに、自分なりの変更案を考えてみましょう。

その案を上司に伝え、判断を仰ぎます。

まとめ｜仕事の優先順位を意識して、周囲と協力しながら進めよう

複数の仕事を抱えたときは、何から取り組むか迷いますよね。

仕事に慣れないうちは、どれから手を付ければよいのか判断するのも難しいもの。

優先順位を付けることで、納期の遅延や大切な仕事の見落としを減らすことができます。

手順をおさらいしてみましょう。

まずは、今抱えている仕事の全体像を把握することが出発点です。

仕事を一つずつ書き出し、それぞれの納期や作業量を確認して整理しましょう。

必要な情報がそろったら、緊急度と重要度を考えて取り組む順番を決めていきます。

緊急度はどれくらい早く対応する必要があるか、重要度は会社や取引先にどれくらい影響するかを考える目安です。

2つの視点で判断すると、優先順位が見えやすくなります。

自分で考えてみて、進め方に迷ったら上司に相談すると良いですよ。

優先順位が決まったら、進捗を確認しながら業務に取り組みましょう。

仕事を進めていると、状況が変わることはよくあります。

よくあるケースを3つ挙げますので、悩んだときの参考にしてください。

進めている仕事に追加・変更があったら、改めて業務を整理し、計画を見直してください。

優先順位の考え方に慣れないうちは難しく感じますが、落ち着いて手順通りに考えれば大丈夫。

仕事の整理には、手帳やノート、Excelなどが便利でおすすめですよ。

自分で考えて迷ったら、上司や先輩に相談しながら進めましょう。

仕事の優先順位を決めたら、次は予定やタスクを整理して、計画的に進めることも大切です。

手帳を活用したスケジュール管理に興味がある方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

最後までお読みいただきありがとうございました。