Googleドキュメントの使い方を初心者向けに解説!在宅ワークに活かす時短術も紹介します

仕事と子育てでやることがたくさんあり、慣れないツールに戸惑うのは当然です。

子どものお迎えの時間までに仕事を終わらせたいのに、パソコン操作でもたつくのは避けたいところですよね。

しかし、安心してください！

Googleドキュメントは、在宅ワーク初心者や忙しいママにこそ使ってほしいツールです。

この記事では、初心者向けにGoogleドキュメントの始め方や使い方、時短術を分かりやすく解説します。

不安な気持ちが解消し、作業時間も短くなるので時間と心に余裕が生まれること間違いなしです！

どうぞ最後までお読みください。

Googleドキュメントとは？初心者や働くママに知ってほしい3つのメリット

Googleドキュメントとは、Googleが提供しているクラウド型文書作成ツールです。

在宅ワークを始めるには必須といわれる、Googleドキュメントを使うメリットを3つ紹介します。

ひとつずつ見ていきましょう。

インストール不要！無料で使える文書作成ツール

Googleドキュメントは無料で使え、パソコンに重たいソフトをインストールする必要もありません。

EdgeやGoogle Chromeなどのブラウザ画面ですべてのファイル作成が可能です。

上書き保存は不要！ひと文字打つごとに自動保存

資料を頑張って作ったのに、うっかりそのまま閉じてしまい初めからやり直し……

こんな経験はありませんか？

Googleドキュメントは、文字を入力するごとにクラウド（インターネット上）に自動保存されます。

そのため、上書き保存する必要がありません。

パソコンが急に動かなくなっても、直前の状態で保存されているので安心ですね。

メール添付不要！URLを送るだけの共同編集

ファイルにパスワードを設定して、メールに添付する作業はいりません。

Googleドキュメントは、URLのリンクを伝えるだけで、複数人で同時編集が可能なツールです。

「ここ、どう思う？」と会話しながらチームや同僚と1つのファイルを一緒に編集ができます。

修正のたびに「最新・資料」「改訂・資料」とファイルが増えて、どれが新しいのかわからない……

なんてこともありません。

準備編｜Googleドキュメントの始め方

Googleドキュメントの始め方は、とても簡単です。

会社や個人で使っている、Googleアカウントがあればいつでも始められます。

Gmailアドレスがある方は、すでにGoogleアカウントを作成済みです。

Googleアカウントを持っていない方は、Googleのトップページを開いてアカウントを作成しましょう。

右上のログインから必要な情報を入力します。

パスワードは忘れずメモしておいてくださいね。

Googleアカウントができたら、さっそくGoogleドキュメントを開いてみましょう。

Googleドキュメントはどこにある？

パソコンでGoogleのトップページを開きます。

個人で作成、または会社から付与されたGmailアドレスでログインしましょう。

ファイルをすぐ探せるように、タイトル名は変更しておくと便利です。

これで、新しく文字を入力する準備が整いました。

スマホにアプリをインストール

Googleドキュメントを活用するために、スマホにもアプリを入れたら準備完了です。

こちらも無料ですので、お使いのスマホに合わせて以下の公式ストアからダウンロードして、ログインしておきましょう。

基本編｜初心者でも簡単！これだけは覚えたい基本の使い方

Googleドキュメントの準備ができたら、文章を書いていきましょう。

初心者でも周りに仕事ができる人と思われる、基本の使い方を厳選して紹介します。

レイアウトを整えよう

初心者のうちは、スペースキー（空白）での調整や、文字サイズの変更で見た目を整えようとしがちです。

しかし、パソコンとスマホでは折り返しの位置が違うため、読む人により表示が崩れてしまいます。

文字サイズを統一して適切な改行をすることで、誰にでも読みやすい文章が作れるようになりますよ。

ここでは、文章をきれいに整えてくれる3つの機能を紹介します。

区切りとなる大切な文字は、全体の骨組みを作るために「見出し」を使いましょう。

「見出し」を設定すると、「目次（ナビゲーション）」が作られ、読みたい場所へジャンプできます。

長い文章をわかりやすく伝えるには、要点がまとまる「箇条書き」が便利です。

スペースキーを使わず、何行ずらしても綺麗に整う「インデント」も使いましょう。

レイアウト機能は、文章をブログにコピー＆ペーストやWordに書き出しをしても引き継がれます。

その後の作業や編集がグッと楽になりますので、ぜひ実践してみてくださいね。

間違えても大丈夫！過去に戻れる変更履歴

操作を間違えて、文字が消えて画面がおかしくなっても大丈夫です。

いつの状態まで戻したいのかで方法が変わります。

変更履歴には、〇月〇日提出分や修正1回目など大切なポイントにタイトルをつけましょう。

次々と増える変更履歴の中から、迷子にならずに探せて便利です。

失敗してもいつでもやり直せるので、安心して文章を作成してください。

共有しているファイルは、誰がどこを編集したのか文字の色で確認できるので、確認作業も早くなりますよ。

どっちを選ぶ？コメント機能・提案機能の使い分け

Googleドキュメントのメリットは、ファイルを複数人で共有して文章を作成できることです。

リンク共有の方法を紹介しますね。

右上の共有ボタンから、セキュリティや共同作業の有無により設定を変更してください。

「制限付き」で新規作成されるため、共有しないかぎり誰にも見えません。

共有ファイルを編集するときに役に立つ「コメント」と「提案」の機能を紹介します。

似たような機能で迷いそうですが、違いは文章を編集するかしないかです。

文章を変えずに共有相手と相談したいとき、代替え案のメモ代わりとして

文章の校正や修正するアイデアを出したいとき

それぞれの使い方を理解して、立場や状況に応じて安全に利用していきましょう。

時短編｜働くママの味方！定時に仕事を終えるための便利機能

夕方が近づくにつれ、お迎えや夕食の準備で慌ただしくなりますよね。

献立を考える時間ができる、覚えておくと便利な時短術を紹介します。

一緒に見ていきましょう。

家事をしながら文字が打てる！音声入力と文字起こし

忙しいママにぜひ試してほしいのが、Googleドキュメントの「音声入力」機能です。

メニューのツールから「音声入力」をクリックして、出てきたマイクマークを押せば録音が開始されます。

会議の音声から議事録を作成するときの文字起こしにも最適ですよ。

実際に使ってみた筆者が、入力の成功率をあげるコツをお伝えしますね。

記号	よみ	記号	よみ
、	てん	「」	かぎかっこ
。	まる	（）	まるかっこ
！	びっくりまーく	？	はてなまーく

バージョンやスペックによりますが、成功率はスマホの方が高いと感じました。

言葉と記号に時間があくと、「てん→点」など文字として認識されやすくなってしまいます。

「おつかれさまですまる」と流れるようにスムーズに言うのがコツです！

迷子にならない！Ctl+/で覚えるショートカット

時短の代表といえば、キーボードのショートカットキーですよね。

筆者が使っているショートカットキーの中から3つを紹介します。 

ショートカットキー	Windows	Mac
ショートカット一覧表	ctl+/	⌘+/
文字数カウント	ctl+shift+C	⌘+shift+C
検索と置き換え	ctl+H	⌘+shift+H

「文字数カウント」と「検索と置き換え」は、ブログの執筆に欠かせないのでよく使っています。

「ctl+/ 」であなたの時短につながるショートカットキーを探してみてくださいね。

スマホと連携できるから場所を選ばず仕事ができる

パソコンの前でまとまった時間をなかなか確保できないママも多いと思います。

そこで活用できるのがGoogleドキュメントのスマホアプリです。

通勤時間や子供の習い事が終わるまでのすき間時間に、スマホでチェックや修正の続きができます。

子どもの急な発熱でリモートワークになっても、同僚と会話しながら一緒に編集が可能です。

まとめ｜Googleドキュメントの初心者ママでも使い方をマスターして仕事と家庭を両立

今回は、Googleドキュメント初心者の方に始め方から基本の使い方、時短のコツを紹介してきました。

紹介してきた使い方をおさらいしてみましょう。

Googleドキュメントは、シンプルな操作と便利な機能で忙しいママに優しいツールです。

まずは今日、メモの代わりにタイトルと文字を入力してみませんか？

少しずつ慣れていけば、仕事にも心にも余裕が生まれるはずです。

Googleドキュメントを使いこなして、仕事と家庭を両立させていきましょう！

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本業や副業で在宅ワークを考えている方は、こちらの記事もぜひご覧ください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。